Document management

Dokumentation av olika slag är något som alla företag mer eller mindre har och det kan vara ett tidskrävande arbete att ha koll på all dokumentation, vilken senaste gällande version är, hitta den och vem som läst en specifik version.

Advantum Dokumenthantering är en lösning som gör det enkelt att skapa och hantera olika typer av dokument som t.ex. instruktioner, rapporter, specifikationer, SOP (Standard Operating Procedure) och riktlinjer. I systemet är det möjligt att distribuera ut gällande dokument för att läsa och förstå, där information om vem som har läst ett dokument eller inte visas på ett enkelt och överskådligt sätt på respektive dokument. 

Systemet har stöd för att utföra kontrollerade utskrifter för att göra det tydligt att det är rätt version som används av dokumentet samt göra utskriften spårbar och på så sätt göra det enklare att samla in dem eller ersätta dem vid ny version av dokumentet. Givetvis finns det möjlighet att sätta periodiskt granskningsdatum och förfallodatum på dokument. En notifiering skickas ut när datumet för periodisk granskning inträffar för att undvika att behöva hantera detta manuellt. Det finns också möjligt att hantera projekt och dess ingående dokumentation.

Användandet av Advantum Dokumenthantering spar tid på hanteringen av läslistor, administration och kontroll gällande senaste giltiga version av dokument.

Exempel på funktioner i Advantum Dokumenthantering:

• Create and manage projects
• Create and manage documents
• Template management
• Version management
• Electronic signature
• Create and manage and sign with role
• Standardized processes
• Sammanställning över vem som läst och förstått ett dokument
• Controlled printing
• Påminnelser vid periodisk granskning på dokument
• Hitta information utifrån olika perspektiv och sökfunktioner
• Hantering av rättigheter via grupper och roller
• Audit trail
• Förberedd import för dokument